Circolare n. 22 del 01/09/2006 – Regolamento recante norme in materia di deposito legale di documenti di interesse culturale destinati all’uso pubblico

Egregio Editore,

con la presente, La informiamo che con il D.P.R. n. 252 del 03 maggio 2006 è stato emanato il regolamento di attuazione della legge 15 aprile 2004, n. 106, che disciplina il deposito legale dei documenti di interesse culturale destinati all’uso pubblico. In pratica si tratta della nuova disciplina delle cd. “copie d’obbligo”.

Sono soggette alla nuova legge le imprese che producono i seguenti documenti: pubblicazioni, libri, opuscoli, carte geografiche e topografiche, atlanti, grafica d’arte, video d’artista, manifesti, musica a stampa, documenti sonori e video, documenti di grafica d’arte dei video d’artista e dei documenti fotografici, film iscritti nel pubblico registro della cinematografia (SIAE), soggetti, trattamenti e sceneggiature cinematografiche, documenti diffusi su sopporto informatico, documenti diffusi tramite rete informatica, ovvero tutti i documenti destinati all’uso pubblico e fruibili sia mediante la lettura che per il tramite dell’ascolto e della visione, qualunque sia il loro processo tecnico di produzione, di edizione o di diffusione.

Le nuove norme sono rivolte a consentire la costituzione dell’Archivio Nazionale e Regionale della produzione editoriale ed a garantire servizi bibliografici finalizzati all’informazione e all’accesso.

Il regolamento entra in vigore il 2 settembre 2006 e prevede, come detto, che i soggetti obbligati al deposito legale sono l’editore, sia esso persona fisica o giuridica, o comunque il responsabile della pubblicazione, ovvero il tipografo, qualora manchi l’editore. E’ evidente che rispetto alla previdente disciplina la responsabilità primaria passa dal tipografo direttamente in capo all’editore o al produttore dei prodotti oggetto della nuova disciplina.

Il deposito legale oggetto del regolamento, consiste nella consegna, entro sessanta giorni dalla prima distribuzione al pubblico, di una copia alla Biblioteca Nazionale Centrale di Roma (Via del Castro Pretorio n. 105, 00185 ROMA), una copia alla Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze (Piazza Cavalleggeri n. 1/A, 50122 Firenze) e di due copie agli Istituti della Regione nella quale ha sede il soggetto obbligato, che saranno individuati su proposta della Conferenza unificata Stato-Regioni entro nove mesi dalla data di entrata in vigore del regolamento; a nostro avviso, nelle more restano in vigore i decreti ministeriali che finora identificano gli istituti depositari a norma della legge 2 febbraio 1939, n. 374 e successive modificazioni (Prefettura della Provincia e Procura della Repubblica nella quale ha sede lo stabilimento tipografico).

Gli esemplari depositati devono avere una perfetta qualità ed essere identici, per forma e contenuto, agli esemplari messi in circolazione e devono essere racchiusi in plichi confezionati con involucro resistente, recanti all’esterno la dicitura “esemplari fuori commercio per il deposito legale agli effetti della legge 15 aprile 2004, n. 106”.

Inoltre, gli esemplari devono riportare, anche sugli eventuali allegati, gli elementi identificati degli stessi esemplari, ossia denominazione o ragione sociale e sede legale del soggetto obbligato al deposito, anno di effettiva pubblicazione o di produzione o di diffusione in Italia, eventuale codice identificativo corrispondente alle norme nazionali ed internazionali (ISBN) – (ISSN).

I soggetti obbligati al deposito possono consegnare direttamente agli istituti depositari i documenti racchiusi in un apposito plico accompagnati da un elenco in duplice copia dei documenti consegnati. Ciascun istituto depositario, dopo avere effettuato il controllo sul contenuto del pacco, e se non ha riscontrato irregolarità, restituisce, opportunamente vidimata, una delle copie dell’elenco inviato che costituirà ricevuta e prova dell’avvenuta consegna.

I soggetti obbligati al deposito possono anche consegnare i documenti agli istituti depositari attraverso la società Poste italiane S.p.A. o altri vettori; in tal caso la consegna è effettuata in appositi contenitori che garantiscono l’integrità del materiale in essi contenuto e l’obbligo del deposito legale si intende assolto mediante la consegna ai relativi uffici del plico e dell’elenco.

Inoltre, si fa presente che in caso di pubblicazioni con due o più tirature diversificate per prezzo di copertina, l’obbligo di deposito sussiste per ciascun tipo di tiratura e che per quanto riguarda la consegna di manifesti, giornali quotidiani, periodici settimanali, quindicinali e mensili il deposito può essere effettuato in forma cumulativa, secondo scadenze da concordarsi con gli istituti depositari. E’ evidente che allo stato suggeriamo di inviare le copie ogni mese.

Si evidenzia che esistono condizioni tali che consentono l’esonero totale o parziale del deposito legale. Nello specifico non sono soggette al deposito legale le seguenti categorie di documenti: estratti, quali i fascicoli contenenti un articolo di rivista o una parte di libro, che siano stampati a parte utilizzando la stessa composizione, ad esclusione degli estratti di musica a stampa, bozze di stampa, registri e modulistica, elenchi dei protesti cambiari e documenti assimilabili, mappe catastali, materiale di ordinaria e minuta pubblicità per il commercio.

Inoltre, nel caso in cui si ha una tiratura limitata non superiore ai 200 esemplari e un valore commerciale non inferiore a 15.000,00 euro per ciascun esemplare, fatta esclusione per la musica a stampa, il soggetto obbligato al deposito legale può inviare una sola copia all’Archivio Nazionale ed una sola copia all’Archivio Regionale.

Infine, il soggetto obbligato al deposito, può presentare istanza al Ministero o alla Regione competente per territorio per essere parzialmente esonerato al deposito legale per le opere che abbiano una tiratura limitata non superiore ai 500 esemplari ed un valore commerciale non inferiore ai 10.000,00 euro, in tal caso il Ministero, sentita la Commissione o la Regione competente decide sull’istanza con provvedimento motivato che, se di accoglimento, è comunicato anche agli istituti presso i quali il deposito avrebbe dovuto eseguirsi, con l’indicazione del numero dei documenti che devono comunque essere consegnati e degli istituti depositari.

Le violazioni delle norme della legge e del regolamento oggetto della presente circolare determinano una sanzione amministrativa pecuniaria pari tre volte il valore commerciale del documento, raddoppiata in caso di recidiva, fino ad un massimo di 1.500 euro, per ogni documento non depositato. La sanzione, è aumentata fino a quindici volte in caso di evasione totale da parte del soggetto obbligato, fino ad un massimo di 1.500 euro, per ogni documento non depositato. Qualora il soggetto obbligato provveda al deposito degli esemplari dovuti successivamente alla scadenza dei sessanta giorni e comunque prima dell’avvio della procedura di accertamento che avviene mediante l’invio di diffida da parte degli Istituti depositari, la sanzione è ridotta della metà. In ogni caso il pagamento della sanzione amministrativa non esclude l’obbligo della consegna degli esemplari d’obbligo.

Ai fini dell’irrogazione della sanzione amministrativa, nel caso in cui il valore commerciale dei documenti non sia dichiarato, la sua determinazione è stabilita dal Ministero, su indicazione degli istituti depositari e della regione, sulla base dei seguenti criteri: prezzo medio per pagina della classe ISTAT nella quale la pubblicazione rientra, tiratura complessiva dell’edizione, confronto con edizioni similari per contenuti e veste grafica.

Per concludere sono stati oggetto di una definizione molto generica i documenti diffusi mediante rete informatica, infatti le modalità di deposito saranno definite con un successivo regolamento da emanarsi su proposta del Ministero per i beni e le attività culturali, di concerto con il Ministro delegato per l’innovazione e le tecnologie, sentite le associazioni di categoria interessate, nonché la Commissione per il deposito legale e il Comitato consultivo permanente per il diritto di Autore.

Sono previste forme volontarie di sperimentazione del deposito mediante la stipula di appositi accordi con i soggetti obbligati al deposito.

I documenti depositati e raccolti che siano in origine accessibili liberamente in rete possono essere resi accessibili per via telematica nel rispetto delle norme sul diritto d’autore e sui diritti connessi, viceversa, i documenti depositati e raccolti che siano in origine accessibili a determinate condizioni, quali licenze o altri contratti attributivi del diritto all’accesso e all’utilizzazione del documento, possono essere resi disponibili esclusivamente a utenti registrati che accedono da postazioni all’interno degli istituti depositari, nel rispetto delle norme sul diritto d’autore e sui diritti connessi.

E’ evidente che siamo in presenza di un ulteriore e complesso adempimento che, con ogni probabilità, determinerà non pochi problemi di gestione operativa. Consigliamo, comunque, a tutti i clienti di adottare tutte le procedure necessarie ad adempiere puntualmente a questo nuovo obbligo.

Restando a disposizione per ulteriori chiarimenti porgiamo cordiali saluti.